Con cada nueva tecnología que el mundo adopta, se crean más datos que nunca, pero a veces, menos es más. La información personal es invaluable tanto para las empresas como para las personas, pero proteger... Información de identificación personal (PII) siempre debe ser la prioridad número uno. Sigue leyendo para saber qué Cumplimiento de PII Es decir, por qué es esencial, quién debe cumplir, las especificaciones de las regulaciones y cómo las empresas pueden implementar un plan de cumplimiento.
Entendiendo el cumplimiento de la PII
¿Qué es el cumplimiento de PII?
Comprender qué constituye la PII es el primer paso hacia un cumplimiento normativo eficaz. La Información de Identificación Personal (PII) se refiere a cualquier dato que pueda utilizarse para identificar a una persona específica. La definición de PII puede variar ligeramente según la jurisdicción y las leyes o normativas específicas a las que se haga referencia. Sin embargo, el principio fundamental sigue siendo el mismo: la PII es información que puede utilizarse para distinguir o rastrear la identidad de una persona.
Esto incluye, pero no se limita a:
- Nombre
- Número de seguro social
- Fecha y lugar de nacimiento
- Nombre de soltera de la madre
- registros biométricos
- Dirección de domicilio
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Número de licencia de conducir
- Número de pasaporte
- Información financiera (por ejemplo, números de cuentas bancarias, números de tarjetas de crédito)
¿Por qué es importante el cumplimiento de PII?
El cumplimiento de la normativa PII es crucial para que las organizaciones defiendan el derecho a la privacidad de las personas, mantengan la confianza de los clientes y cumplan con los requisitos legales. El incumplimiento de la normativa PII puede acarrear graves sanciones económicas, daños a la reputación y pérdida de la confianza de los clientes.
Leyes y regulaciones clave de privacidad para proteger la información personal identificable (PII)
Reglamento general de protección de datos (RGPD)
En Reglamento general de protección de datos (RGPD) Es una ley integral de privacidad promulgada por la Unión Europea (UE) en 2018. Se aplica a las organizaciones que procesan datos personales de residentes de la UE, independientemente de dónde se encuentre la organización. GDPR Establece directrices estrictas para la recopilación, el procesamiento, el almacenamiento y la protección de datos personales, con el objetivo de brindar a las personas un mayor control sobre su información personal. Algunas disposiciones clave del RGPD incluyen:
- Consentir: Las organizaciones deben obtener consentimiento expreso de las personas antes de recopilar o procesar sus datos personales.
- Minimización de datos: La recopilación de datos debe limitarse a lo necesario para el propósito previsto y los datos deben mantenerse precisos y actualizados.
- Derecho de acceso y portabilidad de datos: Los individuos tienen la derecho de acceso sus datos personales en poder de las organizaciones y solicitar su transferencia a otro proveedor de servicios.
- Seguridad de datos y notificación de infracciones: Las organizaciones deben implementar medidas adecuadas medidas de seguridad proteger los datos personales y notificar a las autoridades y a las personas afectadas en caso de una violación de datos.
El incumplimiento del RGPD puede dar lugar a multas severas de hasta 20 millones de euros o 41 TP3T de la facturación anual global, lo que sea mayor.
Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA)
HIPAA Es una ley federal de los Estados Unidos promulgada en 1996 para proteger la privacidad y seguridad de información médica protegida (PHI)La HIPAA se aplica a proveedores de atención médica, planes de salud y centros de intercambio de información sanitaria, así como a sus socios comerciales que manejan PHI. Las disposiciones clave de la HIPAA incluyen:
- Regla de privacidad: En Regla de privacidad de HIPAA Establece normas nacionales para la protección de la PHI, incluidas reglas para su uso y divulgación.
- Regla de seguridad: En Norma de seguridad HIPAA Establece estándares para salvaguardar la información médica protegida (ePHI) y requiere que las entidades cubiertas implementen salvaguardas administrativas, físicas y técnicas.
- Regla de notificación de infracciones: Las entidades cubiertas deben notificar a las personas afectadas, al Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) y, en algunos casos, a los medios de comunicación en caso de una infracción de PHI no segura.
Las violaciones de HIPAA pueden resultar en sanciones civiles y penales, con multas que van desde $100 a $50,000 por violación, dependiendo del nivel de negligencia.
Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA)
En Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) Es una ley estatal de privacidad que entró en vigor el 1 de enero de 2020. La CCPA otorga a los residentes de California derechos específicos sobre su información personal e impone obligaciones a las empresas que recopilan o procesan dichos datos. Las disposiciones clave de la CCPA incluyen:
- Derecho a saber: Los individuos tienen la derecho a saber Qué información personal se recopila sobre ellos, cómo se utiliza y si se vende o se divulga a terceros.
- Derecho a optar por no participar: Las personas tienen derecho a optar por no vender su información personal a terceros.
- Derecho de supresión: Los individuos pueden solicitar la eliminación de su información personal en poder de las empresas.
- No discriminación: Las empresas tienen prohibido discriminar a las personas que ejercen sus derechos bajo la CCPA.
Las violaciones de la CCPA pueden resultar en multas de hasta $7,500 por violación intencional y $2,500 por violación no intencional.
Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA)
LPRPED Es la ley federal de privacidad de Canadá que rige la recopilación, el uso y la divulgación de información personal por parte de organizaciones del sector privado. La PIPEDA se aplica a las actividades comerciales dentro de las provincias que no cuentan con una legislación de privacidad sustancialmente similar, así como a las transferencias transfronterizas de datos. Entre las disposiciones clave de la PIPEDA se incluyen:
- Consentir: Las organizaciones deben obtener el consentimiento significativo de las personas para la recopilación, el uso y la divulgación de su información personal.
- Responsabilidad: Las organizaciones son responsables de proteger la información personal bajo su control y deben designar una persona responsable del cumplimiento.
- Acceso y corrección: Las personas tienen derecho a acceder a su información personal en poder de las organizaciones y solicitar correcciones si es inexacta o incompleta.
- Salvaguardias: Las organizaciones deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información personal contra pérdida, robo y acceso no autorizado.
Las infracciones de la PIPEDA pueden resultar en multas de hasta 100.000 T/T para particulares y 500.000 T/T para organizaciones. Además, las organizaciones pueden sufrir daños a su reputación y la pérdida de la confianza de sus clientes por incumplimiento.
Comprender y cumplir estas leyes y regulaciones clave de privacidad es fundamental para que las organizaciones garanticen el cumplimiento de la información de identificación personal (PII) y protejan los derechos de privacidad de las personas. El incumplimiento de estas leyes puede resultar en graves sanciones económicas, responsabilidades legales y daños a la reputación. Al implementar prácticas de privacidad sólidas y mantenerse informadas sobre la evolución de los requisitos regulatorios, las organizaciones pueden desenvolverse con confianza en el complejo panorama de la privacidad de datos.
Principios de protección de la información de identificación personal (PII)
La protección de la información personal identificable (PII) implica varias reglas importantes para mantener segura la información privada de las personas. A continuación, una explicación simplificada:
- Colección límite: Recopile únicamente la información de identificación personal (PII) absolutamente necesaria para su trabajo. No recopile más de la necesaria.
- Almacenamiento seguro: Guarde la información PII en lugares seguros, como bases de datos cifradas o archivadores cerrados, para que personas no autorizadas no puedan acceder a ella.
- Restringir el acceso: Permita que solo las personas que realmente necesiten ver la información personal identificable accedan a ella. Esto ayuda a prevenir el uso indebido.
- Eliminación adecuada: Cuando ya no necesite su información personal identificable, deshágase de ella de forma adecuada. Triture los documentos o borre de forma segura los archivos digitales para que no se puedan recuperar.
- Informar a las personas: Informa a las personas sobre cómo utilizas su información personal identificable y con quién podrías compartirla. Sé transparente con tus prácticas.
- Consentir: Obtenga el permiso de las personas antes de recopilar o compartir su información personal identificable. Respete sus decisiones.
- Capacitar a los empleados: Asegúrese de que todos los que trabajan con PII comprendan las reglas y sepan cómo mantenerla segura.
Desafíos comunes que se enfrentan al proteger la información personal identificable
Los desafíos en la protección de la información de identificación personal surgen debido a diversos factores:
- Tecnología: Con el uso creciente de sistemas digitales y almacenamiento de datos, existe un mayor riesgo de violaciones de datos y piratería.
- Volumen de datos: Las empresas y organizaciones a menudo se ocupan de: grandes cantidades de información personal identificable, lo que dificulta su gestión y protección efectiva.
- Servicios de terceros: Muchas empresas dependen de servicios de terceros para diversas operaciones, lo que puede aumentar el riesgo de exposición de datos si dichos servicios no manejan la PII adecuadamente.
- Error humano: Los errores ocurren y, a veces, las personas manejan incorrectamente la información personal identificable (PII), como enviar información confidencial a la persona equivocada o dejarla expuesta.
- Cumplimiento legal: Mantenerse al día con las leyes y regulaciones de privacidad en constante cambio puede ser un desafío, especialmente para las organizaciones que operan en múltiples jurisdicciones.
- Ingeniería social: Los ciberdelincuentes a menudo utilizan tácticas como el phishing para engañar a las personas para que revelen su información personal identificable, eludiendo así las medidas de seguridad técnicas.
Lista de verificación de cumplimiento de PII
Cumplir con la normativa de PII implica implementar diversas medidas para proteger estos datos sensibles y garantizar que se recopilen, procesen, almacenen y transmitan de conformidad con las leyes y normativas aplicables. Algunas medidas que las organizaciones pueden adoptar para lograr un cumplimiento sin problemas son:
- Comprenda las leyes y regulaciones aplicables: Las organizaciones deben familiarizarse con las leyes y normativas de privacidad pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en Estados Unidos o la Ley de Protección de la Información Personal y de Documentos Electrónicos (PIPEDA) en Canadá. Comprender los requisitos y las directrices que establecen estas leyes es fundamental para el cumplimiento normativo.
- Implementar medidas de seguridad robustas: Las organizaciones deben implementar fuertes medidas de seguridad para proteger la información personal identificable (PII) de acceso no autorizadoDivulgación, alteración y destrucción. Esto puede incluir cifrado, controles de acceso, cortafuegos, sistemas de detección de intrusos y auditorías de seguridad periódicas.
- Adoptar principios de privacidad desde el diseño: Privacidad por diseño Es un enfoque que prioriza la integración de consideraciones de privacidad y protección de datos en el diseño y desarrollo de sistemas, procesos y productos desde el inicio. Al incorporar principios de privacidad en sus operaciones, las organizaciones pueden minimizar el riesgo de incumplimiento normativo y de vulneraciones de datos.
- Establecer marcos de gobernanza de datos: Implementar una estrategia eficaz marcos de gobernanza de datos Ayuda a las organizaciones a gestionar la información de identificación personal (PII) a lo largo de su ciclo de vida, desde su recopilación hasta su eliminación. Esto incluye definir roles y responsabilidades, establecer políticas de retención de datos, realizar evaluaciones de impacto en la privacidad y garantizar la rendición de cuentas por el cumplimiento normativo.
- Proporcionar capacitación y concientización a los empleados: Los empleados desempeñan un papel crucial en la protección de la información de identificación personal (PII), por lo que las organizaciones deben brindar capacitación integral sobre las mejores prácticas de protección de datos, políticas y procedimientos de privacidad. Concientizar a los empleados sobre la importancia de proteger la PII puede ayudar a prevenir errores humanos y brechas de seguridad.
- Monitorear y auditar el cumplimiento: La supervisión y auditoría periódicas de las actividades de tratamiento de datos son esenciales para garantizar el cumplimiento continuo de la normativa de privacidad. Esto implica realizar evaluaciones, auditorías y revisiones internas para identificar posibles riesgos, deficiencias y áreas de mejora.
- Mantener prácticas de privacidad transparentes: Las organizaciones deben mantener prácticas de privacidad transparentes, proporcionando avisos de privacidad claros y de fácil acceso a las personas sobre cómo se recopila, utiliza y comparte su información personal identificable (PII). La transparencia genera confianza y ayuda a las organizaciones a demostrar responsabilidad por sus actividades de procesamiento de datos.
Implementación de una política de PII
Una política de PII, también conocida como política de cumplimiento de la Información Personal Identificable (PII), debe abarcar diversos aspectos relacionados con el manejo, la protección y la gestión de la información personal. A continuación, se detalla lo que debería incluir una política integral de PII:
- Propósito y alcance: Defina claramente el propósito de la política, que consiste en establecer directrices y procedimientos para la protección de la información personal identificable. Especifique el alcance de la política, incluyendo los tipos de información personal identificable que cubre y las personas o entidades a las que se aplica.
- Cumplimiento legal y regulatorio: Describa las leyes, regulaciones y estándares del sector relevantes que rigen la recopilación, el procesamiento, el almacenamiento y la transmisión de información personal identificable (PII). Asegúrese de que la política cumpla con los requisitos legales aplicables, como el RGPD, la HIPAA, la CCPA y la PIPEDA, así como cualquier otra ley de protección de datos pertinente.
- Definiciones: Proporcione definiciones de términos y conceptos clave relacionados con la PII, como información personal, información sensible, titular de los datos, responsable del tratamiento de datos, encargado del tratamiento de datos, consentimiento y violación de datos. Aclare la terminología específica de su organización o sector.
- Recopilación y uso de datos: Detalle los procedimientos para la recopilación y uso de PII, incluida la obtención del consentimiento de las personas cuando sea necesario, la especificación de los propósitos legales para la recopilación de datos, la limitación de la recopilación de datos a lo que sea necesario y la garantía de transparencia sobre cómo se utilizará la PII.
- Seguridad y protección de datos: Establecer medidas para garantizar la seguridad y protección de la información de identificación personal (PII) durante todo su ciclo de vida. Esto puede incluir la implementación de cifrado, controles de acceso, mecanismos de autenticación, almacenamiento seguro de datos, enmascaramiento de datos y evaluaciones periódicas de seguridad para identificar y abordar vulnerabilidades.
- Retención y eliminación de datos: Defina políticas y procedimientos para la conservación y eliminación de información personal identificable (PII) de acuerdo con los requisitos legales y las necesidades del negocio. Especifique los periodos de conservación para los diferentes tipos de PII y describa métodos seguros para la eliminación de datos, como la destrucción de documentos físicos o la eliminación segura de archivos digitales.
- Acceso y compartición de datos: Especifique quién dentro de la organización tiene acceso a PII y bajo qué circunstancias se concede el acceso. Definir procedimientos para compartir información de identificación personal (PII) con terceros, incluidos encargados del tratamiento de datos y proveedores de servicios, y garantizar que existan las garantías contractuales adecuadas para proteger la PII cuando se comparta externamente.
- Derechos individuales: Informar a las personas sobre sus derechos en relación con su información personal identificable (PII), como el derecho a acceder, rectificar, restringir el procesamiento y eliminar sus datos. Describir los procedimientos para que las personas ejerzan estos derechos y garantizar que las solicitudes se gestionen con prontitud y transparencia.
- Formación y Concientización: Exigir programas regulares de capacitación y concientización para los empleados que manejan PII, a fin de garantizar que comprendan sus responsabilidades y la importancia del cumplimiento normativo. Brindar orientación para reconocer y responder ante posibles incidentes o violaciones de seguridad de datos.
- Monitoreo y cumplimiento: Establezca mecanismos para supervisar el cumplimiento de la política de PII, como realizar auditorías, revisar los registros de acceso e investigar cualquier presunta infracción. Defina las consecuencias del incumplimiento y las medidas disciplinarias para los empleados que incumplan la política.
- Revisión y actualizaciones de políticas: Comprométase a revisar y actualizar periódicamente la política de PII para reflejar los cambios en los requisitos legales, los avances tecnológicos, las prácticas organizacionales y los riesgos emergentes. Asegúrese de que los empleados sean notificados sobre las actualizaciones de la política y reciban la capacitación adecuada sobre cualquier cambio.
- Informes y respuesta a incidentes: Describa los procedimientos para reportar y responder ante filtraciones de datos o incidentes de seguridad que involucren información personal identificable (PII). Defina las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo de respuesta a incidentes, establezca canales de comunicación para reportar incidentes y especifique los requisitos para notificar a las personas afectadas, las autoridades reguladoras y otras partes interesadas.
El papel de la inteligencia artificial en el cumplimiento de la información de identificación personal (PII)
Aprovechar la IA para la protección y el cumplimiento de datos
Las tecnologías de inteligencia artificial (IA) pueden desempeñar un papel fundamental en la mejora del cumplimiento normativo de la información personal identificable (PII). Las soluciones basadas en IA pueden automatizar la supervisión del cumplimiento, detectar comportamientos anómalos que indiquen posibles infracciones y proporcionar información sobre los riesgos de protección de datos.
Detección avanzada de amenazas
Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones y anomalías que indiquen posibles amenazas a la seguridad. Al aprovechar el aprendizaje automático y el análisis predictivo, las organizaciones pueden detectar y responder a las amenazas en tiempo real, minimizando así el riesgo de filtraciones de información personal identificable (PII).
Detección de anomalías
Los sistemas de detección de anomalías basados en IA pueden identificar patrones inusuales o desviaciones del comportamiento normal dentro de los conjuntos de datos. Esto puede ayudar a las organizaciones a detectar amenazas internas, intentos de acceso no autorizado o usos anormales de datos que podrían indicar una posible vulneración de la información personal identificable (PII).
Análisis del comportamiento
Las herramientas de análisis de comportamiento basadas en IA pueden analizar los patrones de comportamiento de los usuarios para identificar actividades sospechosas o desviaciones de los patrones de uso habituales. Al monitorizar las interacciones de los usuarios con los datos y los sistemas, las organizaciones pueden detectar y mitigar posibles riesgos de seguridad antes de que se agraven.
Monitoreo automatizado del cumplimiento
Las tecnologías de IA pueden automatizar la supervisión del cumplimiento de las normativas de privacidad mediante el análisis de las actividades de procesamiento de datos, la identificación de posibles infracciones y la generación de alertas o informes para su corrección. Esto agiliza las iniciativas de cumplimiento y ayuda a las organizaciones a mantenerse a la vanguardia de los requisitos regulatorios.
Consideraciones éticas y mitigación de sesgos en algoritmos de IA
Es fundamental que las organizaciones consideren las implicaciones éticas y mitiguen los sesgos al implementar algoritmos de IA para el cumplimiento de la PII. Garantizar la transparencia, la imparcialidad y la rendición de cuentas en los sistemas de IA contribuye a generar confianza y garantiza que las iniciativas de cumplimiento se ajusten a los estándares éticos.
El enfoque de BigID para proteger la PII
Cada vez que una empresa recopila una dirección, un número de seguro social, una tarjeta de crédito o cualquier otra información de identificación personal, tiene la responsabilidad de proteger esa información al más alto nivel. BigID es la plataforma líder de la industria para la privacidad de datos, la seguridad, el cumplimiento y la gestión de datos de IA que permite a las organizaciones de todos los tamaños obtener más visibilidad y valor de sus datos.
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- Reduzca su perfil de riesgo de datos: Minimice los datos duplicados, similares y redundantes: solucione los problemas de calidad de los datos y automatice los flujos de trabajo en función de los plazos de retención.
- Conozca el riesgo para su privacidad y redúzcalo: Priorice sus datos confidenciales de mayor riesgo, como la información de identificación personal (PII). Identifique y minimice el riesgo de los datos confidenciales con Evaluaciones de impacto sobre la privacidad (PIA) que incorporan parámetros de datos como tipo de datos, ubicación, residencia y más.
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